ERP-Systeme im Mittelstand zwischen Oracle und modularen Alternativen

ERP-Systeme bündeln betriebliche Daten und Abläufe aus verschiedenen Fachbereichen. Vertrieb, Einkauf, Lager, Produktion und Rechnungswesen können dadurch innerhalb einer gemeinsamen Systemumgebung arbeiten. Bei umfangreichen Oracle-Installationen stellt sich für kleinere und mittlere Unternehmen mitunter die Frage, ob sämtliche eingesetzten Komponenten weiterhin benötigt werden. Ein Vergleich mit Odoo betrifft deshalb nicht nur einzelne Funktionen. Datenbanktechnik, Systemaufbau, Erweiterungen, Schnittstellen und der Aufwand eines Wechsels müssen ebenfalls berücksichtigt werden.

Unterschiedliche Systemkonzepte prägen den Vergleich

ERP-Software verbindet Daten und Arbeitsabläufe mehrerer Unternehmensbereiche. In der Betriebswirtschaft wird sie als betriebliche Standardsoftware eingeordnet. Hinter dieser gemeinsamen Bezeichnung können jedoch sehr unterschiedliche technische Systeme und Anwendungsmodelle stehen. 

Oracle-Technologien werden unter anderem für Datenbanken und betriebliche Anwendungen eingesetzt. Je nach bestehender Installation können mehrere Anwendungen, Erweiterungen und Schnittstellen miteinander verbunden sein. Ein solcher Aufbau kann einen entsprechenden Administrations- und Wartungsaufwand verursachen.

Bei einem Vergleich von Odoo mit Oracle fällt zunächst der modulare Aufbau von Odoo auf. Anwendungen für CRM, Vertrieb, Einkauf, Lager, Produktion, Buchhaltung, Projektverwaltung oder E-Commerce können innerhalb derselben ERP-Umgebung miteinander verbunden werden. Für den Vergleich zählt, welche Oracle-Funktionen genutzt werden und wie sich die zugehörigen Prozesse in Odoo abbilden lassen.

Der modulare Aufbau verändert die Systemplanung

Die Anzahl verfügbarer Funktionen sagt wenig darüber aus, ob ein ERP-System zu den bestehenden Abläufen eines Unternehmens passt. Ausschlaggebend sind die tatsächlich ausgeführten Geschäftsprozesse und deren Verbindungen untereinander.

Odoo ermöglicht es, bestimmte Anwendungsbereiche einzurichten und später weitere Module hinzuzunehmen. So können beispielsweise zunächst Vertrieb, Einkauf und Lagerverwaltung einbezogen werden. Weitere Bereiche lassen sich anschließend ergänzen, sofern sie benötigt werden.

Bei der Prüfung von Odoo als Oracle-Alternative reicht eine Gegenüberstellung einzelner Programmnamen deshalb nicht aus. Bestehende Abläufe müssen bis auf Vorgangsebene betrachtet werden. Dazu gehören benötigte Datenfelder, Freigabeschritte, Benutzerrechte und Übergaben zwischen verschiedenen Abteilungen. Erst anhand dieser Informationen lässt sich feststellen, welche Funktionen im neuen System erforderlich sind.

PostgreSQL verändert die technische Datenbasis

Ein deutlicher technischer Unterschied besteht bei der verwendeten Datenbank. Odoo basiert auf PostgreSQL. Ein Datenbankmanagementsystem organisiert gespeicherte Informationen und ermöglicht Anwendungen den kontrollierten Zugriff auf diese Daten.

PostgreSQL gehört zum Bereich Open Source. Bei Open-Source-Software ist der Quellcode unter den Bedingungen der jeweiligen Lizenz einsehbar und kann entsprechend dieser Vorgaben bearbeitet werden.

Beim Wechsel von einer Oracle-Umgebung zu Odoo ändert sich auch die technische Datenbasis. Vorhandene Daten lassen sich deshalb nicht zwangsläufig unverändert übernehmen. Tabellen, Datenfelder und die Verknüpfungen zwischen einzelnen Datensätzen können in beiden Systemen unterschiedlich angelegt sein. Vor der Migration muss daher festgelegt werden, welche bisherigen Informationen welchen Feldern und Datensätzen in Odoo zugeordnet werden.

Vor der Migration steht die Prüfung der Daten

Über Jahre genutzte ERP-Systeme enthalten meist umfangreiche Bestände an Kunden-, Lieferanten-, Artikel- und Auftragsdaten. Darunter können veraltete Einträge, Dubletten oder unvollständige Datensätze vorhanden sein. Eine ungeprüfte Übertragung würde solche Probleme in das neue System übernehmen.

Bei Odoo als Oracle-Alternative gehört deshalb die Bestandsaufnahme der vorhandenen Daten zur Vorbereitung des Systemwechsels. Zunächst ist festzulegen, welche Informationen im laufenden Betrieb weiterhin benötigt werden. Danach erfolgt die Zuordnung der bisherigen Datenfelder zu den vorgesehenen Feldern in Odoo.

Nicht jeder historische Datensatz muss Bestandteil des neuen Produktivsystems werden. Aufbewahrungspflichten und betriebliche Anforderungen bestimmen, welche älteren Informationen weiterhin zugänglich bleiben müssen. 

Nach dem Import sind Kontrollen erforderlich. Mengenvergleiche und Stichproben können zeigen, ob Datensätze vollständig übertragen wurden und ihre Zuordnungen erhalten geblieben sind.

Bestehende Schnittstellen gehören in den Systemvergleich

ERP-Anwendungen tauschen häufig Daten mit Onlineshops, Versandprogrammen, Maschinen oder anderen Fachanwendungen aus. Ein Wechsel betrifft daher mehr als die zentrale ERP-Oberfläche.

Vor einer Migration müssen bestehende Schnittstellen dokumentiert werden. Zu erfassen sind die übertragenen Informationen, die Richtung des Datenaustauschs und die Häufigkeit der Übertragung. Anschließend kann geprüft werden, welche Verbindungen in Odoo neu eingerichtet werden müssen.

Auch Fehlerfälle gehören in die Tests. Fehlende Pflichtfelder, unterbrochene Übertragungen oder doppelt übermittelte Datensätze können beispielsweise zu falschen Beständen oder unvollständigen Geschäftsvorgängen führen.

Ein schrittweiser Wechsel begrenzt gleichzeitig auftretende Änderungen

Eine vollständige Umstellung mehrerer Unternehmensbereiche an einem einzigen Termin erhöht die Zahl der gleichzeitig zu prüfenden Abhängigkeiten. Eine Aufteilung nach Geschäftsbereichen ermöglicht dagegen getrennte Tests von Daten, Berechtigungen und Arbeitsabläufen.

Vor dem Produktivstart eines Bereichs sollten typische Geschäftsvorgänge vollständig durchgespielt werden. Ein Test kann beispielsweise vom Auftrag über die Lagerbewegung bis zur Rechnungsstellung reichen. Abweichungen werden so vor der täglichen Nutzung sichtbar.

Die Beurteilung von Odoo als Oracle-Alternative hängt daher eng mit dem tatsächlichen Aufbau der bestehenden Oracle-Umgebung zusammen. Je mehr Sonderabläufe, externe Anwendungen und Datenverbindungen vorhanden sind, desto umfangreicher fällt die Vorbereitung einer Migration aus.

Fazit

Oracle und Odoo unterscheiden sich nicht nur durch einzelne Funktionen, sondern auch durch Systemarchitektur, Datenbankbasis und Aufbau der Anwendungen. Odoo arbeitet modular und verwendet PostgreSQL, während eine bestehende Oracle-Umgebung je nach Nutzung aus verschiedenen technischen Komponenten bestehen kann.

Vor einem Wechsel müssen deshalb Geschäftsprozesse, Datenbestände, Berechtigungen und Schnittstellen getrennt untersucht werden. Erst diese Bestandsaufnahme zeigt, welche Bereiche übertragen, neu eingerichtet oder weiterhin außerhalb des ERP-Systems betrieben werden müssen. Eine schrittweise Migration erlaubt es, einzelne Abläufe vor dem Produktivbetrieb zu testen und technische Fehler frühzeitig zu erkennen.